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BlueKanGo Applications Gestion Documentaire QHSE

Gestion Documentaire QHSE

GESTION DOCUMENTAIRE : GED QHSE

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Elément central d'une démarche qualité, la Gestion Documentaire Qualité Hygiène Sécurité Environnement (GED QHSE) assure le partage sécurisé et ciblé de l'information au sein de l'entreprise.

Rendre la "bonne information actualisée" disponible pour la "bonne personne" au moment nécessaire ou à chaque sollicitation, tel est l'enjeu auquel BlueKanGo répond avec son logiciel Blue BATI !

La Gestion Electronique Documentaire ou GED permet lors de la démarche d'audit, de contrôle ou de certtification d'associer les éléments de preuve (document, photo, vidéo, compte-rendus...) ainsi classés aux références et critères des différents référentiels.

Associée à la gestion des risques (GDR), la GED centralise l'ensemble des enregistrements de suivi et de maîtrise, offrant à chacun les informations nécessaires.

 

PRESENTATION


La base de la gestion documentaire GED architecturée en 5 niveaux permet de classer, selon la cartographie des processus de l'établissement, l'ensemble des documents qualité.

La GED les rend accessibles suivant  les droits associés à chacun (fonction, rôle, service, site, entité....).  Reposant sur le mode SaaS, son accès est sécurisée en interne comme en externe, mettant l'information liée au "savoir faire" au coeur de votre démarche.

capture_gedAinsi mis à disposition, les documents sont facilement trouvés par l'utilisation du moteur de recherche du logiciel de GED, étendu au-delà du titre au contenu même du document par la fonction de recherche "Plein texte".  

La diffusion des documents comme leurs changements de version génèrent une alerte documentaire par mail, en page d'accueil ou SMS pouvant, suivant paramétrage, s'accompagner d'un émargement preuve de la prise de connaissance du document par le destinataire.

Lors de la création d'un nouveau document de la GED, d'une révision planifiée d'un document existant, le circuit de diffusion permet automatiquement d'en suivre le cycle de validation.
Alertes, messages associés, émargements s'assurent  du suivi dans le circuit de validation.

L'ensemble des versions est à disposition du gestionnaire via l'historique sans risque de confusion ni de doublon puisque seule la version en cours est diffusée.


PRINCIPALES FONCTIONNALITES

  • Construction libre de la base documentaire GED en 5 niveaux
  • Création et classement de tout type de document, photo, vidéo, compte-rendus, CERFA...
  • Diffusion paramétrables en fonction des droits, profils, fonction, service, entité, instance...
  • Circuit de l'information, flux en workflows paramétrables et sélectifs.
  • Alertes en page d’accueil et/ou par emails automatiques, SMS...

  • Consultation par arborescence et thématique
  • Accessible en consultation depuis BluePortail
  • Moteur de recherche "full texte"
  • Accusés de réception et de lecture
  • Retours au responsable de la GED et commentaires ou demandes correctives associées aux documents
  • Tableaux de suivi, statistiques et indicateurs de consultations et de lecture
  • Gestion de l'historique et des versions